Waarom zou je een event management bedrijf boeken? Vaak worden mensen door hun manager gevraagd om een bedrijfsevenement te regelen bovenop hun normale baan en hun werkdruk is al zwaar. Ze vinden het moeilijk om de organisatie van het evenement in te passen en het is niet langer leuk maar een stresserend ongemak. Als je een lokaal feest organiseert, heb je een goede kennis van het gebied, maar wat als je wordt gevraagd om ergens anders een evenement te organiseren, misschien in het buitenland? Er zijn letterlijk duizenden locaties van verschillende grootte, thema’s die een enorm scala aan evenementen organiseren – waar moet je beginnen?
Locatie vinden
Het vinden van een locatie is de eerste stap van het proces. Je moet weten wat voor soort evenement je wilt organiseren – een conferentie, productlancering, tentoonstelling, kerstfeest of bijeenkomst etc. Je moet ook de ideale locatie weten, die zal afhangen van waar jouw publiek vandaan komt – als ze uit het buitenland komen vliegen, moet je in de buurt van een luchthaven zijn. Als ze met de auto komen, wil je misschien in de buurt van een snelweg zitten. Als je op zoek bent naar een rustige locatie op het platteland, zijn jouw vereisten anders en is de bereikbaarheid niet zo belangrijk als de omgeving. Vervolgens moet je weten hoeveel mensen er verwacht worden voor het evenement en hoeveel zalen je nodig hebt. Als het een conferentie is, kun je denken aan vergaderzalen en groot scherm huren, maar als het een zomerfeest in de open lucht is, wil je een gebouw dat groot genoeg is om de gasten op een regenachtige dag te ontvangen of als het weer beter is, kun je zelfs een evenement in de tuin op het dak overwegen.
Catering
Je moet ook rekening houden met de catering – wil je een buffet, sit-down maaltijd, BBQ? Ook zijn er tal van voedingswensen, culturele voorkeuren en allergieën die aan de cateraars moeten worden meegedeeld. Welke faciliteiten zijn er nodig op het terrein? Een golfbaan, spa, terrein voor activiteiten etc.
En dit alles voordat je jouw zoektocht begint! Dus waar moet je beginnen? Het internet, natuurlijk, zal de eerste plaats zijn die je bezoekt. Ja, dit is een geweldige plek om te zoeken, maar geloof me, als je denkt dat je de perfecte locatie hebt gevonden en je gaat op bezoek en vindt dat de website is gefotoshopt tot op een centimeter van zijn leven, moet je opnieuw beginnen en beginnen te beseffen dat je niet alles kunt geloven wat je ziet.
Het verfijnen van de ideeën en het creëren van het evenement
Zodra je een shortlist hebt gemaakt van locaties waarin je geïnteresseerd bent, worden locatiebezoeken uitgevoerd om te garanderen dat ze geschikt zijn voor jouw evenement en kun je na de bezoeken beslissen welke je het beste bevalt. Het eventmanagementteam werkt dan samen met de locatie en de leveranciers om de beste prijzen te garanderen en je het vaak lastige onderhandelingsproces te besparen.
Vervolgens moeten jouw afgevaardigden worden beheerd. Dit omvat registratie, hulp bij reizen, speciale verzoeken en communicatie. Dit alles wordt beheerd via een mobiel toegankelijk online registratieportaal. Event apps kunnen worden gemaakt indien nodig.
Je hebt natuurlijk nog steeds de algehele controle over het evenement en het besluitvormingsproces, een eventmanagementbureau bespaart jou het tijdrovende werk.
Lees ook: Voordelen van een deurbel met camera